Avez-vous la sensation de courir après le temps en accumulant toujours plus de tâches sur votre to-do list ? La frustration de voir vos journées s’enchaîner sans avancer sur ce qui compte vraiment pour votre activité ?

En tant qu’entrepreneur, il est facile de se retrouver submergé par des tâches qui, bien que nécessaires, ne contribuent pas directement à la croissance de votre activité. Comptabilité, gestion administrative, service client, production de contenus… À force de vouloir tout gérer soi-même, on finit par s’épuiser et ralentir son propre développement.

Mais voici la bonne nouvelle : vous n’êtes pas obligé de tout faire seul. Savoir déléguer est une compétence indispensable pour libérer du temps, retrouver du plaisir à entreprendre et vous concentrer sur ce qui apporte réellement de la valeur à votre activité. Encore faut-il savoir quoi, quand et comment déléguer intelligemment.

Même si cet article intéressera aussi les managers et employeurs, il s’adresse tout particulièrement aux profils entrepreneurs, coachs, consultants et formateurs indépendants. Car vous avez alors tout à gagner à savoir déléguer.

Je le vois au quotidien avec les personnes que j’accompagne sur ces problématiques dans le cadre de mon accompagnement à la délégation. Ce guide est donc un condensé de mon expérience terrain, accompagné de bonnes pratiques et de conseils concrets pour apprendre à déléguer efficacement.

Sommaire

Pourquoi avez-vous tout intérêt à déléguer des tâches ?

Autrement dit, pourquoi vous faut-il déléguer à un moment donné de votre business ? Pour moi, c’est un passage obligé dans la vie de tout entrepreneur. D’ailleurs, avant d’aller plus loin, mettons-nous d’accord sur ce qu’on entend exactement par déléguer du travail. J’appelle « délégation de tâches » le fait d’attribuer une partie de son travail à d’autres personnes afin de ne pas devoir le gérer soi-même. Tout simplement.

Déléguez avant d’être débordé

Les entrepreneurs qui viennent me voir me partagent leur sentiment d’être débordés, de courir sans cesse après le temps, avec des to-do lists à rallonge et des journées qui n’en finissent pas… Ils ont la sensation que toute l’entreprise repose sur leurs épaules. Certains craignent même de s’accorder une pause, de peur que tout s’écroule.

La cause de ce sentiment est toujours la même : le temps et l’énergie perdus sur des tâches qui ne leur plaisent pas (ou plus). Les indépendants que j’accompagne me confient que toutes ces tâches accumulées les empêchent d’avancer dans d’autres domaines importants qu’ils voudraient développer.

Face au sentiment d’impuissance causé par cette montagne de « tâches obligatoires » à faire quotidiennement, certains se résignent. Malgré la lassitude, ils continuent de les mener de front, tout seuls. Ce ne sont pas les entrepreneurs les plus épanouis. Car ils se retrouvent à faire tous les jours des activités qui ne leur procurent aucun plaisir.

Pire encore, en gaspillant leur temps et leur énergie sur des tâches chronophages et répétitives, ces entrepreneurs n’ont plus le recul nécessaire pour faire croître leur entreprise. Leur activité risque alors de s’éteindre à petit feu.

Les (vraies) raisons qui poussent un entrepreneur à déléguer

J’ai identifié 2 déclencheurs principaux (et différents) qui motivent mes clients indépendants à déléguer une partie de leur travail :

Le besoin de lever le pied, de ralentir le rythme, d’avoir plus de temps pour eux, notamment pour faire face à de nouvelles priorités : souci de santé, problèmes familiaux, arrivée d’un enfant, etc.
L’envie de développer leur activité ; et donc la nécessité de dégager du temps pour se dédier davantage à leur stratégie business, se concentrer sur la big picture, lancer de nouveaux projets, etc.

Vous remarquerez que tout le monde ne cherche pas nécessairement à déléguer pour travailler moins. La délégation est surtout un moyen pour gagner du temps et de l’énergie que vous pouvez ensuite consacrer à autre chose (vie personnelle ou professionnelle).

En plus de ces 2 groupes d’entrepreneurs aux motivations différentes, il y a également le besoin de déléguer quand on n’a pas les compétences nécessaires. Par exemple, si vous devez lancer un produit digital, mais que vous n’avez aucune compétence en marketing, copywriting, vente, infopreneuriat… Il vaut alors mieux trouver quelqu’un pour vous aider sur ces différents sujets !

Enfin, il y a une quatrième raison, plus rare, qui motive à déléguer : il s’agit du besoin de travailler en équipe. Certains solopreneurs que j’accompagne ont du mal avec la solitude au quotidien. Ils préfèrent avoir le sentiment de travailler à plusieurs vers un objectif commun. C’est pourquoi ils décident alors de s’entourer et de déléguer une partie de leur activité.

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Que peut-on déléguer concrètement ? Ne faites pas cette erreur

Les tâches à déléguer ne manquent pas quand on est entrepreneur. D’après mon expérience, il y a plusieurs approches pour identifier celles que vous avez intérêt à savoir déléguer en priorité.

Plusieurs approches possibles

La première approche consiste à déléguer de nouveaux projets. C’est particulièrement judicieux si vous n’avez pas vous-même les compétences pour mener à bien (et sereinement !) le projet à venir.

Mais attention : une erreur récurrente que je vois avec mes clients, c’est de déléguer vos nouveaux projets alors que vous êtes déjà débordé. Imaginons par exemple que vous voulez mettre en place une toute nouvelle stratégie marketing sur Pinterest. Vous décidez de déléguer le projet à un prestataire compétent sur le sujet.

La démarche est pertinente… À condition d’avoir anticipé le démarrage de la collaboration et le temps que ça demande de présenter votre entreprise au prestataire, de caler la mission, les briefs, les points, les allers-retours, etc. La conséquence dans ce cas de figure : vous ne gagnez pas de temps. En tout cas, pas à court terme.

C’est pourquoi, contrairement aux idées reçues, il vaut souvent mieux commencer par déléguer ce que vous êtes déjà en train de faire (et que vous maîtrisez). C’est-à-dire les tâches qu’il faut continuer de faire pour le bien de votre activité. Je ne parle pas ici des tâches répétitives qu’il est possible d’automatiser. L’idée est donc de récupérer rapidement du temps pour d’autres choses.

À ce propos, à vous de voir si vous préférez déléguer des tâches ou déléguer des responsabilités. La différence est subtile, mais importante. Car la « véritable » délégation, c’est de déléguer des responsabilités. À savoir un rôle spécifique, avec toutes les tâches qui lui sont associées. Un exemple concret sera plus parlant :

Déléguer une tâche : vous demandez à un collaborateur de corriger un lien brisé sur votre site web.
Déléguer une responsabilité : vous externalisez la maintenance de votre site ; le collaborateur veillera ainsi lui-même à effectuer des contrôles réguliers pour corriger les erreurs.

En bref, pour savoir quoi déléguer, demandez-vous si vous voulez gagner du temps ou plutôt gagner des compétences (en allant les chercher à l’extérieur de votre entreprise).

La matrice d’Eisenhower

Pour vous aider à identifier ce que vous devez déléguer en priorité, je vous partage un outil simple mais très utile : la matrice d’Eisenhower. Elle sert à prioriser vos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Je vous conseille de l’utiliser régulièrement pour vous aider à y voir plus clair.

Cette matrice se divise en 4 quadrants :

Important & urgent (en haut à gauche) : ce sont les tâches prioritaires à gérer immédiatement, comme respecter l’échéance d’un projet. Il faut donc les faire ASAP.
Important & pas urgent (en haut à droite) : ce sont des tâches stratégiques, comme planifier des objectifs à long terme. Il faut les planifier pour éviter qu’elles deviennent urgentes.
Pas important & urgent (en bas à gauche) : ce sont des tâches pressantes mais qui n’apportent pas beaucoup de valeur. Par exemple : répondre à des demandes mineures de clients, qui ne nécessitent pas directement votre expertise (comme la gestion des identifiants). Ce sont ces tâches qu’il vous faut déléguer si possible.
Pas important & pas urgent (en bas à droite) : ce sont des tâches peu utiles, comme supprimer des e-mails non urgents. Il faut donc les éliminer ou les automatiser.

À retenir : vous pouvez déléguer les tâches du quadrant « Pas important & urgent », car elles vous prennent du temps sans réellement faire avancer votre business. C’est le cas, par exemple, de certaines tâches administratives peu impactantes pour votre activité. Pour les tâches du dernier quadrant « Pas important & pas urgent », le mieux est de les automatiser ou de les supprimer.

En déléguant les tâches qui ne nécessitent pas votre expertise, vous pourrez ainsi passer plus de temps sur les tâches importantes, qu’elles soient urgentes ou non (stratégie, croissance, vision).

Savoir déléguer et faire confiance : c’est loin d’être évident

Nous avons vu pourquoi vous avez tout à gagner à déléguer, ainsi que des approches pour identifier les tâches à déléguer en priorité. D’expérience, c’est à ce stade que les personnes que j’accompagne ont des doutes qui surgissent. Il faut dire que notre cerveau est particulièrement doué pour trouver des raisons de ne pas agir. Car oui, il faut l’admettre : déléguer, c’est sortir de votre zone de confort.

Avant de continuer, passons en revue les craintes qui expliquent pourquoi de nombreux entrepreneurs ont souvent peur de déléguer. Ces craintes sont tout à fait légitimes. C’est en mettant des mots sur ces craintes que vous pourrez mieux les appréhender (et les dépasser !). L’enjeu est de comprendre que les bénéfices de la délégation sont supérieurs aux « risques ».

Dans la plupart des cas, voici les raisons derrière le refus de déléguer et de faire confiance :

La peur de partager des informations sensibles de l’entreprise : des accès, des chiffres, des stratégies en cours, etc.
L’impression que les collaborateurs externes ne sont pas « qu’à vous » : votre entreprise n’est pas leur seul focus, ils peuvent jongler entre différents projets/clients et travailler avec des concurrents.
Un manque de confiance sur la qualité du travail qu’ils fourniront : le travail ne sera pas fait exactement comme vous le feriez vous-même.

Vous vous reconnaissez dans (au moins) une de ces 3 raisons ? C’est normal, rassurez-vous. Heureusement, il existe des astuces pour réussir à déléguer efficacement et sans perdre le contrôle. Justement, parlons-en.

Les bonnes pratiques pour déléguer sans perdre le contrôle

Je vous partage les 5 bonnes pratiques que je recommande aux clients que j’accompagne en délégation.

1.- Définissez clairement vos attentes et vos objectifs

Pour conserver le contrôle sans être omniprésent, il est essentiel d’établir des objectifs précis et mesurables, idéalement sous forme de chiffres (par exemple : répondre aux e-mails du service client sous 24 h, jours ouvrés).

Faites de même avec les livrables attendus, les délais et les indicateurs de réussite pour éviter toute confusion. Utilisez également des documents de cadrage (briefs détaillés et explicatifs, checklists, SOP : Standard Operating Procedures) pour guider la personne à qui vous déléguez la tâche.

2.- Mettez en place des outils de suivi (sans faire de micro-management)

Les outils de gestion de projet (comme Trello, Asana, ClickUp ou Notion) sont vos amis pour visualiser l’avancement des tâches confiées. Ce sont également les endroits parfaits pour encourager l’auto-reporting : les intervenants d’un projet partagent leurs progrès et leurs difficultés sans avoir à chaque fois besoin de votre intervention.

Utiliser des outils de gestion de projet ne vous empêche pas de prévoir des points de contrôle réguliers (réunions courtes, check-ins hebdomadaires). Ces moments vous servent à garder une vue d’ensemble sans devoir tout superviser en temps réel.

3.- Clarifiez le cadre de la prise de décision

Pour éviter que chaque petite décision remonte systématiquement vers vous, établissez des règles précises sur qui peut décider de quoi, quand et comment. Déterminez les seuils de validation : quelles décisions peuvent être prises en totale autonomie et lesquelles nécessitent votre approbation ?

Mettez aussi en place des processus fluides pour les validations (via des outils de travail collaboratifs), afin d’éviter les goulots d’étranglement. À chaque fois que votre intervention est nécessaire, demandez-vous : « À qui puis-je déléguer cela la prochaine fois ? ».

4.- Établissez une culture du feedback et de l'amélioration continue

Une délégation efficace repose sur un échange constant entre vous et vos collaborateurs/prestataires. Mettez en place un système de feedback régulier, à la fois pour corriger les erreurs et pour célébrer les réussites.

Au lieu de reprendre la main dès qu’un problème survient, proposez des ajustements et laissez votre équipe trouver elle-même des solutions. Cela renforce leur autonomie et leur engagement, tout en créant un climat de confiance mutuelle.

5.- Communiquez efficacement et clairement

Une délégation réussie passe aussi par une communication fluide entre toutes les parties prenantes d’un projet. C’est même le socle sur lequel reposent les autres bonnes pratiques que je vous partage. Pour cela, définissez les canaux adaptés (Notion, Slack, e-mails, WhatsApp, etc.) et précisez quand et comment vous souhaitez être informé.

Encouragez également une communication proactive : vos équipes doivent se sentir libres de vous poser des questions ou de signaler des difficultés avant qu’elles ne deviennent un problème majeur.

Les 4 étapes que je recommande à tous mes clients qui veulent savoir déléguer

Nous y sommes, comment faire pour savoir déléguer efficacement ? Eh bien, déjà, je dirais que déléguer ne s’improvise pas. Il ne suffit pas de trouver quelqu’un en urgence pour lui confier une mission et espérer que tout roule. Une délégation efficace s’organise et se planifie. Elle repose sur une réflexion stratégique qui permet d’éviter les erreurs coûteuses et les frustrations des deux côtés.

C’est pourquoi, lorsque j’accompagne mes clients sur ce sujet, je les guide systématiquement à travers les 4 étapes que je vais vous partager. Ce processus simple permet de bien déléguer, tout en posant des bases solides pour une collaboration fluide.

Étape 1 : Identifiez les tâches à déléguer

Avant de chercher la bonne personne, il faut d’abord savoir quoi déléguer. Beaucoup d’entrepreneurs ont du mal à lâcher prise, simplement parce qu’ils ne savent pas quelles tâches ils peuvent confier à quelqu’un d’autre.

Astuce : pour y voir plus clair, prenez un moment pour lister toutes vos tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Ensuite, posez-vous ces questions :

Cette tâche nécessite-t-elle absolument mon expertise ?
Ai-je du plaisir à la réaliser ?
Est-elle stratégique pour mon business ?
Est-elle urgente ou non ?

Si la réponse est non à au moins 2 de ces questions, alors c’est une tâche que vous devriez envisager de déléguer. Pensez également à utiliser la matrice d’Eisenhower vue plus haut pour identifier les tâches qui vous font perdre du temps sans réelle valeur ajoutée.

Étape 2 : Définissez le profil et les compétences nécessaires

Une erreur fréquente des entrepreneurs est de vouloir déléguer sans avoir une idée précise du profil requis pour la mission. Résultat : ils recrutent des prestataires sans savoir précisément ce qu’ils attendent d’eux, ce qui mène à des malentendus et à des collaborations décevantes.

Pour éviter ça, je recommande toujours de rédiger une fiche de mission détaillée. Même si vous engagez un freelance pour quelques heures par semaine, ce document vous aidera à clarifier vos besoins et vos attentes.

Voici les éléments clés à inclure dans votre fiche de mission :

Objectifs : quel est le résultat attendu de cette collaboration ?
Compétences requises : quelles compétences sont indispensables pour cette mission ? (ex. : rédaction web SEO, gestion des réseaux sociaux, service client, etc.)
Tâches précises : quelles seront les tâches concrètes que devra effectuer le collaborateur ?
Modalités : rémunération/budget, outils à utiliser, estimation du volume horaire du projet, deadlines.

Étape 3 : Trouvez la personne qu’il vous faut

Maintenant que vous savez exactement quoi déléguer et à qui, il est temps de trouver LA bonne personne pour remplir ce rôle. Ne faites pas l’erreur de recruter dans l’urgence : une mauvaise embauche (ou un mauvais choix de prestataire) est une perte de temps et d’énergie considérable. C’est pourquoi il vaut mieux prendre votre temps pour sélectionner la personne qui correspond réellement au profil recherché.

Où trouver les bonnes personnes :

Bouche-à-oreille et recommandations : demandez à votre réseau professionnel (souvent la meilleure source).
Sur les plateformes spécialisées : Upwork, Malt, Fiverr pour des freelances.
Dans les groupes et sur les réseaux sociaux (comme LinkedIn, Instagram ou Facebook) : les recherches par mots-clés y fonctionnent très bien pour trouver des profils pertinents.
En faisant appel à des professionnels du recrutement : par exemple, il m’arrive de faire des recrutements pour le compte de certains de mes clients dans le cadre de mon accompagnement à la délégation.

Astuce : testez avant d’engager sur le long terme ! Commencez par une petite mission test, même rémunérée, pour voir si la collaboration fonctionne bien avant de vous engager sur plusieurs mois.

Étape 4 : Onboardez votre collaborateur

Vous avez trouvé la perle rare ? Parfait ! Mais le travail ne s’arrête pas là. L’intégration (ou onboarding) est une étape clé trop souvent négligée. Un mauvais onboarding peut ralentir la montée en compétence du collaborateur, voire le démotiver dès le départ.

Voici comment bien onboarder un nouveau collaborateur :

Présentez-lui votre entreprise et son rôle : quelle est votre vision et votre mission ? Quelles sont vos valeurs ? Quelle est l’importance de son intervention dans votre activité ?
Fournissez les ressources utiles : documents, accès aux outils, process existants (SOP), etc.
Fixez des attentes claires dès le début : quels sont ses objectifs à court et moyen terme ? Quels KPI suivre ?
Prévoyez un suivi régulier : les premières semaines sont décisives ; organisez des points de contrôle pour ajuster si besoin.

En suivant ce processus de délégation, vous éviterez bien des erreurs. Beaucoup d’indépendants veulent déléguer, mais se retrouvent frustrés parce qu’ils ne suivent pas ces étapes. Résultat ? Ils restent sur un échec et finissent par penser que la délégation « ne fonctionne pas » et que « ça ne sert à rien de recruter ». Ils continuent alors à tout faire eux-mêmes.

Déléguer n’est pas un aveu de faiblesse. Ce n’est pas non plus un luxe réservé aux grandes entreprises. C’est une compétence stratégique, un levier puissant pour gagner en efficacité et vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise (ou dans votre vie perso).

De nombreux entrepreneurs hésitent encore, paralysés par la peur du lâcher-prise ou par l’idée que « personne ne fera aussi bien qu’eux ». Mais la vérité, c’est que vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Plus tôt vous l’accepterez, plus vite vous pourrez vous concentrer sur l’essentiel : développer votre activité et retrouver du plaisir à entreprendre.

En appliquant les bonnes pratiques et en suivant une méthode structurée, vous pouvez transformer la délégation en un véritable atout pour votre entreprise. Imaginez ce que vous pourriez accomplir si vous libériez enfin du temps pour les tâches qui ont vraiment de l’impact sur votre activité.

Alors, pourquoi attendre encore ?

Savoir déléguer : une compétence clé et sous-estimée