Matrice d’Eisenhower : voici comment l’utiliser pour déléguer
Vos journées passent à toute vitesse sans que vous avanciez efficacement sur ce qui compte pour votre entreprise ? Entre les e-mails, les urgences clients, l’administratif, le marketing, les projets en cours et les dizaines de petites tâches du quotidien, chaque jour ressemble à une course contre-la-montre.
Si vous êtes entrepreneur, coach, consultant ou formateur indépendant, vous savez à quel point la gestion du temps est un défi permanent. Nous avons tendance à nous laisser happer par l’urgent, au détriment de l’important. Résultat : nous passons notre temps à éteindre des incendies plutôt qu’à faire grandir notre entreprise.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une méthode extrêmement simple et efficace pour reprendre le contrôle : la matrice d’Eisenhower.
Cette matrice est utilisée depuis des décennies par les leaders et les entrepreneurs performants, car elle vous permet de prioriser intelligemment vos tâches pour gagner en clarté et en efficacité. Mieux encore, la matrice d’Eisenhower vous aide à identifier ce que vous devez faire vous-même… et ce que vous pouvez déléguer.
Dans cet article, nous allons voir :
Comment fonctionne la matrice d’Eisenhower (et pourquoi elle est aussi efficace).
Une méthode pour l’appliquer concrètement à votre quotidien d’indépendant, exemples réels à l’appui.
La meilleure façon de l’utiliser pour identifier les tâches à accomplir et celles à déléguer de toute urgence.
Suivez le guide si vous êtes prêt à gagner du temps et à vous concentrer sur l’essentiel. Je vous partage le fruit de mon expérience avec les entrepreneurs débordés que j’accompagne au quotidien.
Sommaire
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ? Peut-elle vraiment vous aider ?
Vous ressentez régulièrement la frustration liée à des journées bien remplies mais pas assez productives ? C’est exactement le problème que résout la matrice d’Eisenhower. Il s’agit ni plus ni moins que d’un outil de gestion des priorités. Un outil aussi simple qu’efficace.
La matrice d’Eisenhower repose sur un principe fondamental : toutes les tâches ne se valent pas. Certaines ont un impact direct sur la croissance de votre activité. D’autres vous accaparent sans réelle valeur ajoutée. L’enjeu est d’identifier clairement ces différentes tâches afin de les catégoriser au mieux.
Concrètement, la matrice d’Eisenhower (ou « matrice de gestion du temps ») vous aide à classer vos tâches en fonction de 2 critères :
L’urgence : cette tâche nécessite-t-elle une action immédiate ?
L’importance : contribue-t-elle réellement à vos objectifs à long terme ?
C’est pour cela qu’on l’appelle aussi la « matrice urgence-importance ». En croisant ces 2 notions, on obtient 4 catégories de tâches bien distinctes.
Comme le dit si bien Dwight D. Eisenhower lui-même :
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »
D’ailleurs qui était ce Eisenhower ? Et pourquoi cette méthode porte-t-elle son nom ? Voyons cela tout de suite.
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Qui était Eisenhower (et pourquoi a-t-il inspiré cette méthode) ?
Si cette matrice porte son nom, c’est parce qu’elle est inspirée des méthodes de travail d’un homme au planning… particulièrement chargé !
Dwight D. Eisenhower : un expert en gestion des priorités
Avant de devenir le 34ᵉ président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower était un général de l’armée américaine. Il a notamment orchestré le fameux débarquement de Normandie en 1944, un événement d’une complexité logistique sans nom.
Tout au long de sa carrière, Eisenhower a dû jongler entre des décisions militaires stratégiques, des crises politiques majeures et la gestion d’équipes pluridisciplinaires. Face à cette charge mentale colossale, il a développé un mode de fonctionnement simple : il classait systématiquement les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.
Ce qui a fait sa force, c’est sa capacité à ne pas se laisser submerger par l’urgent et à garder une vision claire sur les actions vraiment importantes.
Pourquoi ce principe est-il encore utilisé aujourd’hui ?
Bien que la matrice d’Eisenhower n’ait pas été formalisée par lui-même, ses principes ont été repris et popularisés par des experts en gestion du temps.
Encore aujourd’hui, cette méthode est utilisée dans le monde entier par des entrepreneurs, des dirigeants et des indépendants qui veulent mieux gérer leurs priorités et éviter la surcharge de travail. Autrement dit, elle leur permet de reprendre le contrôle sur leur emploi du temps et de ne plus subir leurs journées.
Quel est le grand principe de la matrice d’Eisenhower ?
En tant qu’indépendant, vous êtes constamment sollicité. Clients, e-mails, réseaux sociaux, urgences administratives… Il est facile de passer vos journées à courir après l’urgent, sans jamais avancer sur l’essentiel. C’est exactement ce que la matrice Eisenhower vous aide à corriger.
Important vs urgent
La matrice repose sur un principe fondamental : ce qui est urgent n’est pas toujours important. Et ce qui est important n’est pas toujours urgent.
Prenons des exemples concrets :
Un client vous écrit en panique parce qu’il a perdu son mot de passe pour accéder à son espace en ligne. C’est urgent, mais pas important (ça peut être délégué).
Vous créez une nouvelle offre de service qui vous permettra d’attirer bien plus de clients à long terme. C’est important, mais pas urgent (c’est à planifier).
Le piège est que nous avons tendance à traiter en priorité les tâches urgentes, car elles exigent une action immédiate. Pourtant, ce sont souvent les tâches importantes mais non urgentes qui font vraiment progresser votre activité.
L’objectif : reprendre le contrôle sur votre temps
L’enjeu est donc d’apprendre à sortir du mode « réactif » pour adopter une approche plus stratégique. En appliquant la matrice d’Eisenhower, vous allez pouvoir :
Prendre du recul sur votre charge de travail.
Vous concentrer sur les tâches qui font réellement grandir votre business.
Déléguer, automatiser ou éliminer tout ce qui ne mérite pas votre attention, votre temps et votre énergie.
Bien que simple, ce principe est redoutablement efficace lorsqu’il est appliqué avec rigueur. Justement, voyons maintenant comment faire concrètement pour classer toutes vos tâches.
Quelles sont les 4 catégories de tâches de la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower divise vos tâches en quatre grands groupes, en fonction de leur urgence et de leur importance. L’objectif ? Savoir immédiatement quoi faire, quoi planifier, quoi déléguer et quoi éliminer. Détaillons ces 4 catégories de tâches. D’ailleurs, on parle aussi de la « Eisenhower Box » en anglais.
1.- Important & urgent : à faire immédiatement
Ces tâches nécessitent une action immédiate et ont un impact direct sur votre activité. Elles sont souvent imprévues et peuvent générer du stress si elles ne sont pas anticipées.
Quelques exemples :
Un client VIP attend un retour de votre part sur un projet en cours.
Une facture impayée doit être régularisée sous peine de pénalités importantes.
Un bug technique empêche l’accès à votre site web ou à votre plateforme e-learning.
Voici comment gérer ces tâches : agissez immédiatement. Mais attention ! Trop de tâches urgentes peuvent être un signe d’un manque d’anticipation. L’objectif est de réduire ce type de tâches au fil du temps.
2.- Important & pas urgent : à planifier
Ces tâches sont stratégiques et contribuent directement à la croissance de votre activité, mais elles ne demandent pas d’action immédiate. Pourtant, ce sont souvent les plus négligées car elles n’ont pas d’échéance imposée.
Quelques exemples :
Travailler sur votre stratégie marketing pour attirer plus de clients.
Développer une nouvelle offre ou un programme d’accompagnement.
Vous former pour monter en compétences sur un domaine clé de votre business.
Voici comment gérer ces tâches : bloquez du temps dans votre agenda pour avancer régulièrement dessus. Et fixez-vous des deadlines (même si elles ne sont pas imposées). Ne laissez pas ces tâches devenir urgentes par manque d’anticipation.
3.- Pas important & urgent : à déléguer
Ce sont des tâches qui doivent être faites rapidement, tout en n’apportant pas de valeur directe à votre entreprise. Elles sont nécessaires, mais elles ne nécessitent pas forcément votre intervention personnelle. C’est souvent dans cette catégorie que vous trouverez vos premières tâches à déléguer !
Quelques exemples :
Répondre aux e-mails basiques et aux demandes clients récurrentes qui ne nécessitent pas votre expertise.
Animer les réseaux sociaux (publication de posts, interactions).
Gérer la comptabilité courante (facturation, relances).
Voici comment gérer ces tâches : déléguez-les à un assistant ou à un prestataire dédié. Vous n’êtes pas obligé de tout gérer seul ! Autre option, vous pouvez aussi utiliser des outils d’automatisation pour limiter autant que possible ces tâches répétitives.
4.- Pas important & pas urgent : à éliminer
Ces tâches prennent du temps, sans réelle valeur ajoutée. Elles sont souvent sources de distraction et vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel.
Quelques exemples :
Vérifier vos e-mails toutes les 10 minutes.
Scroller sur les réseaux sociaux sans objectif précis.
Accepter des réunions inutiles qui ne font pas avancer votre entreprise.
Voici comment gérer ces tâches : éliminez-les ou limitez-les drastiquement. Posez-vous en permanence la question : cette tâche est-elle vraiment utile ou non ? Si vous perdez votre temps, passez immédiatement à autre chose.
Un seul objectif : optimiser la gestion de votre temps
En classant vos tâches avec la matrice d’Eisenhower, vous pouvez donc :
Vous concentrer sur ce qui fait réellement avancer votre activité au quotidien.
Déléguer ou automatiser ce qui ne nécessite pas votre expertise.
Éliminer tout ce qui vous fait perdre du temps inutilement.
Maintenant que vous avez compris la logique de la matrice, voyons comment l’utiliser concrètement dans votre quotidien d’entrepreneur.
Mise en pratique : comment utiliser la matrice Eisenhower au quotidien ?
Maintenant que vous connaissez les 4 catégories de tâches, il est temps de voir comment appliquer concrètement la matrice d’Eisenhower dans votre organisation. Pour ne pas vous laisser submerger par les tâches, voici une méthode simple en 3 étapes pour intégrer la matrice dans votre gestion du temps.
Étape 1 : Listez toutes vos tâches
Avant de pouvoir classer vos tâches, encore faut-il les identifier clairement. Prenez 10 minutes chaque matin (ou en début de semaine) pour faire un brain dump. Cela consiste à noter toutes les tâches que vous avez en tête, sans ordre précis.
L’objectif : avoir une vision globale de votre charge de travail et ne rien oublier. Vous pouvez utiliser un carnet, Notion ou Trello pour consigner vos tâches.
Étape 2 : Classez chaque tâche dans un des 4 quadrants de la matrice
Une fois votre liste prête, attribuez chaque tâche à l’un des quadrants de la matrice d’Eisenhower :
Important & urgent : à faire immédiatement.
Important & pas urgent : à planifier dans votre agenda.
Pas important & urgent : à déléguer à un assistant ou à un prestataire.
Pas important & pas urgent : à éliminer ou à réduire au minimum.
Objectif : identifier rapidement vos tâches prioritaires et celles qui vous ralentissent. Et si une tâche est en « Pas important & pas urgent », demandez-vous si elle est vraiment utile à votre activité.
Étape 3 : Organisez votre emploi du temps en conséquence
Adaptez maintenant votre planning en fonction des tâches classées dans votre matrice :
Commencez votre journée par les tâches importantes & urgentes.
Bloquez des créneaux dans votre semaine pour les tâches importantes & non urgentes.
Mettez en place des systèmes pour déléguer et automatiser les tâches urgentes mais peu importantes.
Fixez-vous des limites pour ne pas perdre du temps sur l’inutile.
Objectif : créer un rythme de travail efficace qui évite le stress et la surcharge. Vous pouvez d’ailleurs combiner cette méthode avec le time blocking (réserver des plages horaires précises pour certaines tâches) et la règle des 20/80 (vous concentrer sur les 20 % de tâches qui apportent 80 % des résultats).
En appliquant la matrice d’Eisenhower, vous transformez votre gestion du temps :
Fini la sensation d’être débordé sans avancer sur l’essentiel.
Vous prenez du recul et anticipez vos priorités.
Vous gagnez du temps en déléguant intelligemment.
Matrice Eisenhower : exemple concret d’application
Comment appliquer la matrice d’Eisenhower dans la réalité d’un entrepreneur indépendant ? Voyons un cas pratique que vous allez pouvoir transposer à votre propre activité.
Cas concret : un consultant indépendant débordé
Profil : Paul est consultant en stratégie digitale. Il gère seul son activité et jongle entre ses clients, son marketing, l’administratif et le développement de nouvelles offres. Il a constamment l’impression de manquer de temps et de courir après les urgences.
Un matin, Paul dresse une liste de ses tâches de la semaine :
Répondre aux e-mails de ses clients et prospects.
Préparer un audit stratégique pour un client important.
Rédiger et publier un nouvel article sur son blog.
Traiter des demandes administratives (factures, relances, comptabilité).
Faire une veille concurrentielle pour ajuster ses offres.
Suivre une formation en copywriting pour améliorer ses pages de vente.
Répondre aux messages et commentaires sur LinkedIn.
Créer une nouvelle offre d’accompagnement pour attirer plus de clients.
Application de la matrice d’Eisenhower
Paul prend du recul et classe chaque tâche dans la matrice :
| Catégories | Tâches correspondantes |
|---|---|
| ✅ Important & Urgent (À faire immédiatement) | Préparer l’audit stratégique pour un client important. |
| 📆 Important & Pas Urgent (À planifier) | Rédiger son article de blog. Faire une veille concurrentielle. Suivre sa formation en copywriting. Créer sa nouvelle offre d’accompagnement. |
| 📤 Pas Important & Urgent (À déléguer) | Répondre aux e-mails simples de clients. Traiter les demandes administratives. Répondre aux messages et commentaires sur LinkedIn. |
| ❌ Pas Important & Pas Urgent (À éliminer ou réduire) | Passer trop de temps sur LinkedIn sans objectif clair. Consulter ses e-mails toutes les heures. |
3 résultats concrets après application de la méthode :
1. Paul gagne du temps sur les tâches qu’il n’a pas besoin de gérer lui-même : il décide d’externaliser la gestion administrative et l’assistance client à un assistant virtuel 5 h/semaine.
2. Il sécurise ses revenus tout en travaillant sur son développement : Paul commence par gérer ses tâches urgentes, puis réserve des créneaux spécifiques pour travailler sur sa nouvelle offre, son blog et sa formation.
3. Il réduit sa charge mentale et devient plus efficace : en arrêtant de traiter ses e-mails en continu, Paul gagne jusqu’à 1h30 par jour et se concentre sur l’essentiel.
Paul est un entrepreneur comme vous. Son problème de priorisation des tâches est celui de beaucoup d’indépendants. En appliquant la matrice d’Eisenhower, il a réussi à reprendre le contrôle de son temps et à commencer à déléguer intelligemment.
Quelle est la meilleure façon de gérer son temps avec la matrice d’Eisenhower ?
Appliquer la matrice d’Eisenhower, c’est déjà un grand pas vers une meilleure organisation. Mais pour optimiser encore davantage votre gestion du temps, voici quelques bonnes pratiques et erreurs à éviter.
1.- Évitez le piège du « tout est urgent »
Quand vous commencez à classer vos tâches, vous pourriez avoir l’impression que tout est urgent. Une erreur courante est de mettre trop de tâches dans le quadrant « Important & urgent ». C’est le meilleur moyen de rester en permanence en mode réactif (et non stratégique).
À la place, posez-vous cette question : si je ne fais pas cette tâche aujourd’hui, quelles seront les conséquences réelles ? Si ces conséquences sont assez minimes, la tâche est sans doute importante mais pas urgente. Elle peut donc être planifiée.
2.- Ne négligez pas les tâches importantes mais non urgentes
Ce sont elles qui font vraiment grandir votre activité ! Pourtant, elles sont souvent mises de côté car elles n’ont pas d’échéance immédiate.
Les bonnes pratiques à mettre en place :
Bloquez du temps chaque semaine pour ces tâches.
Utilisez la technique du time blocking (planifiez des créneaux dédiés à ces tâches dans votre agenda).
Traitez-les tôt dans la journée, avant de vous laisser happer par les urgences du quotidien.
3.- Automatisez ou déléguez les tâches peu importantes
Au risque de me répéter : vous n’avez pas besoin de tout faire vous-même. Les tâches « Pas importantes & urgentes » sont les premières à déléguer ! Vous gagnez ainsi du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Quelques exemples de tâches à déléguer en priorité :
La gestion des e-mails qui ne nécessitent pas directement votre expertise (par exemple pour débloquer des accès à votre plateforme de formation en ligne).
La création et la planification des posts sur les réseaux sociaux.
La comptabilité et le suivi des paiements.
4.- Faites régulièrement le bilan pour ajuster
La matrice Eisenhower n’est pas un outil figé. Vos priorités évoluent. Il faut donc réévaluer vos tâches régulièrement.
À faire :
Faites un point chaque fin de semaine : qu’avez-vous accompli ? Qu’est-ce qui vous a pris trop de temps ?
Ajustez votre organisation en fonction de ce qui fonctionne (ou pas).
En intégrant ces bonnes pratiques, vous allez gagner du temps, réduire votre charge mentale et développer votre activité de façon plus stratégique.
À la lecture de cet article, vous avez d’ailleurs sûrement remarqué plusieurs choses :
Certaines tâches doivent être faites immédiatement par vous-même.
D’autres méritent d’être planifiées pour ne pas devenir des urgences.
Mais surtout, certaines tâches peuvent (et doivent) être déléguées.
C’est précisément le plus grand bénéfice de cette méthode Eisenhower : vous aider à identifier rapidement ce qui n’a pas besoin d’être exécuté par vous.
Si vous êtes indépendant, vous pensez peut-être que déléguer est un luxe réservé aux grandes entreprises. Pourtant, c’est l’un des meilleurs leviers pour développer votre activité sans vous épuiser.
Déléguer ne signifie pas perdre le contrôle, mais optimiser votre temps pour vous concentrer sur les tâches qui font réellement grandir votre entreprise.
Ce que je vous invite à faire dès maintenant :
Appliquez la matrice d’Eisenhower à votre charge de travail actuelle.
Identifiez au moins 3 tâches que vous pouvez déléguer dès cette semaine.
Cherchez des solutions (freelances, assistants virtuels, outils d’automatisation) pour vous libérer du temps.
En résumé, la matrice d’Eisenhower est bien plus qu’un simple outil de gestion des priorités. C’est une méthode qui vous permet de structurer votre organisation et de prendre du recul sur votre charge de travail.
Et si vous ne savez pas par où commencer pour déléguer efficacement ? Je peux vous accompagner dans cette transition. Contactez-moi dès maintenant pour apprendre à structurer votre délégation et retrouver du temps pour ce qui compte vraiment.
D'indépendant débordé à chef d'entreprise serein
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